|
Nadat een applicatie door de klant is aangeschaft, begint een veelal uitgebreid implementatietraject. Onder implementatie valt niet alleen het installeren van de software. Naast een uitgebreid testtraject betekent implementatie vooral ook het definiëren van processen en werkwijze. Hoe moet de workflow ingericht worden? Moeten er templates (sjablonen) opgesteld worden zodat bijvoorbeeld redacteuren eenduidig hun stukken maken, etc. Daarnaast moeten eindgebruikers wennen aan de nieuwe applicatie en moeten zij geënthousiasmeerd en opgeleid worden. Er is gebruikersdocumentatie en opleidingsmateriaal nodig. Zo ontstaat draagvlak voor het nieuwe systeem.
Het is tevens van belang dat de nieuwe software goed ‘voegt’ in uw organisatie, zowel op technisch als op organisatorisch gebied: de nieuwe software dient goed aan te sluiten op bestaande producten en processen en de eindgebruiker dient goed ondersteund te worden bij vragen en/of problemen. Leveranciers en ontwikkelaars leveren deze ondersteuning vaak onvoldoende, waardoor het risico bestaat dat de implementatie moeizaam verloopt en veel langer duurt dan gepland.
Het kan hierbij gaan om software die ontwikkeld is, maar ook om software die kant en klaar aangeschaft is, zoals een CMS, DMS, ERP of CRM-systeem.
DocuLex kan u helpen om de implementatie soepel en efficiënt te laten verlopen, en om tegelijkertijd de mogelijkheden van de software optimaal te benutten en te vertalen naar uw organisatie. Als eindgebruikers communiceren met zowel ontwikkelaars en systeembeheerders is onze ‘tweede natuur’.
Voorbeeld: implementatietraject van een CMS
In veel uitgeverijen vindt een verschuiving plaats van cd-rom's naar webpublicatie. Dit brengt een geheel eigen logistiek met zich mee, die in een aantal opzichten heel anders is dan bij cd-rom's: de actualiteit is extra belangrijk; de webpublicatie moet voortdurend bijgewerkt worden. Dit impliceert een snelle instroom en verwerking van documenten, bijvoorbeeld via een Content Management Systeem. Er is geen tijd meer voor zware conversietrajecten, zoals vaak bij cd-romuitgaven het geval is.
Het is voor een organisatie van belang alle mogelijkheden van een Content Management Systeem te kennen. DocuLex maakt deze vertaalslag voor uw organisatie. Vervolgens ondersteunen we u bij het inrichten van de backoffice, zoals de documentstroom en het organiseren van de workflow. Ook stellen we indien gewenst redactieteams samen die werken op basis van een redactieformule.
Op deze manier hoeft u zich niet meer druk te maken om zaken als de beheersbaarheid van het geheel en de kwaliteit (actualiteit, betrouwbaarheid, gebruikersvriendelijkheid) van uw data. Tevens kunnen wij adviseren hoe u uw informatie het beste kunt ontsluiten; dit verhoogt de zoekbaarheid van uw informatie.
Projecten
DocuLex heeft gedurende een jaar de implementaties begeleid van het Content Management Systeem Tridion Dialog Server in combinatie met Verity, ten behoeve van de website van Sdu Uitgevers en de website Academic Service.
Momenteel begeleidt DocuLex de implementatie van het Kennis Management Systeem Livelink bij ThiemeMeulenhoff.
|
